Hintergrund

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die datenschutzrechtliche Verantwortliche gem. Art. 13 und 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Anwendungsbereich und Verantwortung

Die Verantwortliche für die Datenverarbeitung im Hinweisgeberprozess und -system ist:

Kompetenz Jugendhilfe gGmbH

Grundewaldstraße 61/62

10825 Berlin

Tel.: 030-340 601 95 11

Fax: 030-340 601 95 79

E-Mail: info@kompetenz-jugend.de

Web: www.kompetenz-jugend.de

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt. Die Kontaktdaten sind:

Winfried Pelz

im Auftrag der DEKRA Assurance Services GmbH

E-Mail: datenschutz@kompetenz-jugend.de

Verarbeitung Ihrer Daten

Hinweisgebersystem

Zweck

Die Kompetenz Jugendhilfe gGmbH hat gesetzliche Pflichten zur Durchführung eines Hinweisgeberprozesses („Whistleblowing“) zu erfüllen. Zu diesem Zweck wurde ein Prozess definiert und ein elektronischer Meldeweg implementiert. Dabei werden personenbezogene Daten von Hinweisgebenden, ggf. Beschuldigten und Zeug:innen sowie den jeweiligen Bearbeitenden gespeichert und genutzt.

Kategorien verarbeiteter Daten

Beim Eingang einer Meldung werden vom/von der Hinweisgeber:in die E-Mail-Adresse und der Inhalt der Meldung gespeichert. Sofern angegeben, werden auch weitere Kontaktdaten wie z. B. der Name gespeichert. Bei der Ermittlung des Sachverhaltes werden dann ggf. weitere Daten von Beschuldigten und Zeug:innen und inhaltliche Angaben zum Sachverhalt ergänzt.

Die nachstehend aufgeführten personenbezogenen Daten können Gegenstand der Verarbeitung in Bezug auf die jeweilige Betroffenenkategorie sein:

Personen, die einen mutmaßlich unethischen oder rechtswidrigen Sachverhalt melden:

• Kontaktdaten
• persönlich beobachtete Tatsachen, die den Verdacht auf unethische oder rechtswidrige Handlungen begründen könnten

Personen, die dadurch verdächtigt werden, sich unethisch oder rechtswidrig verhalten zu haben:

• persönlich beobachtete Tatsachen, die den Verdacht auf unethische oder rechtswidrige Handlungen begründen könnten

Andere Personen, wie z. B. Zeug:innen:

• persönlich beobachtete Tatsachen, die den Verdacht erhärten oder entkräften

Personen, die die Fälle bearbeiten:

• Dokumentation der Untersuchungstätigkeit

Anonyme Meldungen

Hinweise können auch anonym abgegeben werden. In diesem Fall können Rückfragen oder Informationen zum Verfahrensstand nur eingeschränkt möglich sein.

Kategorien von Empfangspersonen

Initiale Empfängerin der Meldung ist die Qualitätsmanagementbeauftragte und in Vertretungssituationen die Beauftragte der Öffentlichkeitsarbeit. Diese wird die Meldung auch initial bearbeiten. Je nach Sachverhalt und Erforderlichkeit werden weitere Stellen in die Bearbeitung einbezogen. Das können interne Stellen sein wie z. B. die Personalabteilung, die Finanzabteilung und die Geschäftsführung, aber auch externe Stellen wie Anwaltskanzleien oder Strafverfolgungsbehörden. Bei der Offenlegung von Informationen wird auf die Vertraulichkeit geachtet.

Vertraulichkeit

Die Identität von hinweisgebenden Personen sowie weiterer nach dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützter Personen wird streng vertraulich behandelt (§§ 8 und 9 HinSchG). Ein Zugriff auf die Informationen erhalten ausschließlich hierzu befugte Personen. Eine Offenlegung erfolgt nur in gesetzlich zulässigen Fällen, insbesondere auf Verlangen von Strafverfolgungsbehörden oder aufgrund einer gerichtlichen Entscheidung.

Drittstaaten-Datentransfer

Es findet ein Drittstaaten-Datentransfer mit der Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework statt.

Microsoft Corporation

One Microsoft Way

Redmond, WA 98052-6399, USA

Speicherdauer

Die Dokumentation wird grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Wurden die Daten Gegenstand eines Straf-, Zivilrechts- bzw. Verwaltungsverfahrens, verlängert sich die Aufbewahrungsdauer um die Dauer des jeweiligen Verfahrens.

Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG (Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Sofern im Rahmen von Meldungen besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) verarbeitet werden, stützt sich die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 Buchst. g DSGVO i.V.m. § 10 Satz 2 und 3 HinSchG.

Betroffenenrechte

Betroffene haben das Recht:

• gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfänger:innen, gegenüber denen ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling verlangen;

• gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;

• gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

• gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, sie aber deren Löschung ablehnen, oder sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;

• gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben;

• gemäß Art. 77 DSGVO sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für die Kompetenz Jugendhilfe gGmbH ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin (www.datenschutz-berlin.de).

Hinweis zur Einschränkung der Betroffenenrechte

Das in §§ 8 und 9 HinSchG geregelte Vertraulichkeitsgebot kann im Einzelfall die Ausübung der vorstehenden Rechte einschränken. Dies gilt insbesondere hinsichtlich der Auskunft über die Identität der hinweisgebenden Person oder anderer in der Meldung genannter Personen. Die Einschränkung ist zulässig nach Art. 14 Abs. 5 Buchst. c und Art. 23 Abs. 1 Buchst. e DSGVO i.V.m. § 29 Abs. 1 Satz 1 und 2 BDSG.